1.2 Level 2
Erweitern Sie die „Dokumentenmatrix“ durch in der Norm bearbeitete Dokumente, wie bspw. der Energiepolitik (Element 2) oder der „energetischen Bewertung“ (Element 4). Bewahren Sie zudem die Nachweise für Schulungen oder Messungen auf und stellen Sie diese in der „Dokumentenmatrix“ dar.
1.3 Level 3
Um die Anforderungen dieses Levels zu erreichen, müssen alle energierelevanten Aufzeichnungen und alle für das EnMS relevanten Dokumente identifiziert sein und in der „Dokumentenmatrix“ dargestellt sein. Dabei sollte vor allem auf die Lesbarkeit geachtet werden und die Dokumente in einem angemessenen Format analog oder digital bereitgestellt werden, welches die Unterlagen verlässlich vor Verlust schützt. Zudem muss auf eine angemessene Kennzeichnung der Dokumente geachtet werden, um die Auffindbarkeit und Verfügbarkeit der einzelnen Dokumente zu gewährleisten. Die Verantwortlichkeiten sowie die Überprüfungszeiträume im Bezug zur Aktualität müssen dabei stets klar definiert worden sein. Nutzen Sie dazu die „Verantwortlichkeitsmatrix“ (Element 2) sowie die „Dokumentenmatrix“.
Viele Dokumente sind von der ISO 50005 vorgeschrieben und wurden im Verlauf der Bearbeitung bereits erstellt. Eine Übersicht über wichtige Dokumente finden Sie in der Hilfestellung „Dokumentenmatrix“. Generell hängt der Umfang dabei von verschiedenen Faktoren ab, wie bspw. der Unternehmensgröße oder der Komplexität der Unternehmensprozesse. Neben den in der Hilfestellung dargestellten Dokumenten können z.B. interne Anweisungen, Zeichnungen, Kaufspezifikationen, Wartungspläne, Messergebnisse, Überwachungsergebnisse oder Ergebnisse von Kalibrierungen relevante Dokumente sein. Externe Dokumente können z.B. Energiekosten, Gesetze und Vorschriften oder gesetzliche Bestimmungen sein.
1.4 Level 4
Stellen Sie abschließend sicher, dass sich die Eintragungen in der Hilfestellung „Dokumentenmatrix“ auf dem aktuellen Stand befinden. Zudem müssen die Überprüfung und Aktualisierung der Eintragungen unter Einhaltung von Fristen oder zu definierten Zeitpunkten stattfinden. Bestätigen Sie den Zeitpunkt der letzten Überprüfung der Unterlagen durch die verantwortliche Person in der entsprechenden Spalte in der Hilfestellung „Dokumentenmatrix“.
