Die Arbeitswelt wandelt sich, auch im Umweltbundesamt (UBA). Mitarbeitende arbeiten mehr mobil und kommen vor allem für einen gemeinsamen Austausch in die Dienstgebäude. Um dem Rechnung zu tragen, gestaltet das UBA einen Teil seiner Büroflächen in „New Work Zones“ um, unter Beteiligung der Mitarbeitenden und externer Planer.
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Das Umweltbundesamt beschäftigt rund 1.800 Mitarbeiter*innen und befindet sich in einem Transformationsprozess. Die Pandemie hat diesen Prozess beschleunigt und zu Veränderungen in der Arbeitsweise, Arbeitsumgebung und den Arbeitsverhältnissen geführt. Zunehmende Digitalisierung, ortsungebundenes sowie papierloses Arbeiten, Individualisierung, KI, Big Data sind einige weitere Schlagworte im Transformationsprozess.
New Work erfordert konzeptionelles Umdenken. Die zukünftige Arbeitswelt wird von agiler Kommunikation, Outputorientierung und ortsungebundenem Arbeiten geprägt sein. Die Vertrauenskultur ersetzt die Anwesenheitskultur und Mobiles Arbeiten ist fest etabliert. Ziel ist agiles, kommunikatives und outputorientiertes Arbeiten zu verbinden. Wo gearbeitet wird, ist nachrangig. Konzentriertes Arbeiten erfolgt zu großen Teilen im Rahmen der Mobilen Arbeit und nicht mehr überwiegend in den Einzel- und Doppelbüros der Dienstgebäude.
Instrumente wie Desk Sharing und Raumbudgetierung kommen im Umweltbundesamt bereits zum Einsatz, um den Leerstand des Dienstgebäudes zu minieren und den CO2-Fußabdruck zu senken. Trotz Aufgabenzuwachs im UBA ist es das Ziel, Büro- und Mietflächen nicht zu vergrößern und beispielweise am UBA-Hauptstandort Dessau-Roßlau einen zweiten Erweiterungsbau zu vermeiden. Eine entsprechende Anpassung der Bürolandschaft an die moderne Arbeitswelt mit ihren neuen Aspekten bedeutet tiefgreifende Veränderungen für viele Beschäftigte.
Ziele des Projektes „New Work Zones“ sind es, optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen sowie als attraktiver Arbeitgeber gut ausgebildete Fachkräfte zu halten und neue zu binden. Gleichzeitig sollen nur so viel Ressourcen in Anspruch genommen werden, wie wirklich notwendig. Auch ist bekannt, dass passende Raumkonzepte je nach Anforderung die Kommunikation, die Kreativität und das Wohlbefinden von Beschäftigten verbessert. Die daraus resultierenden Effekte, wie die Steigerung der Produktivität oder Verringerung von Fehlzeiten, sind zudem wichtige Aspekte.
Warum eine Transformation der Büroflächen und ihrer Nutzung?
Desk Sharing wurde 2016 schrittweise im Umweltbundesamt eingeführt, um die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren. Mobiles Arbeiten ist freiwillig, gleichzeitig ist bei regelmäßiger Mobiler Arbeit die Teilnahme am Desk Sharing verpflichtend. Bisher bestehen die Büroflächen nahezu ausschließlich aus Einzel- und Doppelbüros für konzentriertes Arbeiten. Ohne Umbaumaßnahmen konnte über reine Organisationsmaßnahmen Desk Sharing etabliert werden. So teilen sich beispielweise drei Personen zwei Büroarbeitsplätze im Dienstgebäude und nutzen parallel das Mobile Arbeiten. Begonnen wurde im Umweltbundesamt mit der Desk-Sharing-Rate von 0,8, das heißt, einem Mitarbeitenden stehen statistisch 0,8 Büroarbeitsplätze im Dienstgebäude zur Verfügung. Insbesondere an den reinen Bürostandorten Dessau-Roßlau und Berlin-Buchholzweg (Zwischenunterbringung während der Baumaßnahmen am Standort Berlin-Bismarckplatz) kommt Desk Sharing kontinuierlich zum Einsatz. An den Laborstandorten ist die Anwesenheit in den Dienstgebäuden stärker erforderlich, daher kann an diesen Standorten nur teilweise Desk Sharing gelebt werden. Geplant ist, dass sich die Desk Sharing Rate von 0,7 auf 0,6 schrittweise weiterentwickelt. Zudem wurde 2022 eine Raumbudgetierung eingeführt, bei der den einzelnen Arbeitseinheiten ein Raumbudget zur Verfügung gestellt wird und diese sich darin eigenständig organisieren können. Insbesondere die junge Generation kluger Köpfe will aktiv mitgestalten. Gerade in Zeiten von New Work, Work-Life-Balance und Mobilem Arbeiten helfen moderne Arbeitswelten, neue Mitarbeiter*innen zu gewinnen und Talente zu binden.
Die Planung:
Der Transformationsprozess im Umweltbundesamt geht über Desk Sharing und Raumbudgetierung hinaus, denn die veränderte Arbeitswelt erfordert auch veränderte Büroflächen. Dies ist bekanntlich nicht nur im Umweltbundesamt oder dem öffentlichen Bereich der Fall, sondern überall auf der Welt. Auf dem Weg der Anpassung startete das Umweltbundesamt 2020 die Pilotprojekte „New Work Zone“ am Standort Dessau-Roßlau und 2023 im Zuge der Baumaßnahmen für den Bismarckplatz in Berlin. An beiden Standorten wurden freiwillige Arbeitseinheiten über ein Interessenbekundungsverfahren identifiziert und für die Projekte ausgewählt. Jeweils in Brandabschnitten von rund 400m² wurden die Büroflächen umgestaltet. Beauftragte Planer und Architekten arbeiten über Beteiligungsverfahren sehr eng mit den Projektbeteiligten sowie Gremien des Umweltbundesamtes zusammen. Ziel beider Projekte ist es, die Transformationsprozesse und Bedürfnisse dieser neuen Arbeitskultur auf eine definierte Bürofläche – der sogenannten New Work Zone – zu übertragen. Erarbeitet wurden zusammen mit den Beschäftigten Prinzipgrundrisse, die Grundlage für die jeweiligen Ausführungsplanungen sind. Herausfordernd ist hierbei, eine neue Balance zwischen Möblierung, Raum, Technologie und der eigenen Kultur zu schaffen. 2024 soll die New Work Zone in Dessau bezugsfertig sein. Am Bismarckplatz wird dies noch etwas länger dauern, bis zur Fertigstellung der Gesamtbaumaßnahme Umbau und Sanierung Berlin-Bismarckplatz.
Die Beteiligten:
Nutzer: Umweltbundesamt (UBA)
Bauherrin: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA)
Baudurchführung Berlin: Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR)
Baudurchführung Dessau-Roßlau: Landesbetrieb Bau- und Liegenschaftsmanagement Sachsen-Anhalt (LB BLSA)
Innenarchitekten in Dessau-Roßlau: Assmann 4 Rooms
Architekten in Berlin: Jan Wiese Architekten GmbH
Was bisher geschah:
2021 Ausschreibung und Bindung einer Beratungsleistung durch externe Planer
2022 Durchführung von Interessenbekundungsverfahren im Umweltbundesamt
2022 Start und Durchführung des Beteiligungsverfahrens am Standort Dessau-Roßlau zur Erarbeitung von Prinzipgrundrissen
2023 Start und Durchführung des Beteiligungsverfahrens am Standort Dessau-Roßlau zur Erarbeitung von Prinzipgrundrissen
Wie es weitergeht:
2023 Abschluss der Beteiligungsverfahrens
2023/2024 Umsetzung am Standort Dessau
bis 2027 Umsetzung am Standort Bismarckplatz im Zuge der Generalsanierung des Gebäudes
„Für Mensch und Umwelt“ ist der Leitspruch des UBA und bringt auf den Punkt, wofür wir da sind. In diesem Video geben wir Einblick in unsere Arbeit.
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