Regelungen zu Dienstreisen | Umweltbundesamt

Ausgaben für Dienstreisen dürfen nur im Rahmen des bewilligten Förderprojektes und der im Bewilligungsbescheid genehmigten Ansätze des Gesamtfinanzierungsplanes getätigt werden. Für die Festsetzung von Reisekostenvergütungen sind die Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) bzw. analog das für Sie ggf. geltende Landesreisekostengesetz (LRKG) sowie die aktuelle Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) anzuwenden.

Die Zahlung von Reisekostenvergütungen an Mitarbeiter/innen des Geschäftsbereiches des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (⁠BMUV⁠) zu Lasten der Zuwendung ist nicht zulässig.
Die Reisekosten Dritter zu Workshops können nur dann als zuwendungsfähig anerkannt werden, wenn die betroffenen Personen schriftlich erklären, dass sie nicht im öffentlichen Dienst beschäftigt sind und/oder keine diesbezüglichen Erstattungsansprüche gegenüber Dritten, zum Beispiel gegenüber ihrem Arbeitgeber haben.

Reisekostenerstattungen an Personen, die nicht im eigenen Unternehmen angestellt sind, werden in der Position 0835 (Vergabe von Aufträgen) im Finanzierungsplan in der Position 0835 (Vergabe von Aufträgen) abgerechnet.
Reisekosten für Ihr Personal sind ausschließlich für das gemäß diesem Bescheid geförderte Projektpersonal zuwendungsfähig.

In welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Tagegeld im Inland?

Als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung erhalten Dienstreisende ein Tagegeld, dessen Höhe sich nach den Bestimmungen des Einkommensteuergesetzes bemisst. Das Tagegeld beträgt bei Inlandsdienstreisen

• 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Reisende 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist,
• jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Reisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
• 14 Euro für den Kalendertag, an dem der Reisende ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Reisende den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Wann erfolgt eine Kürzung des Tagegeldes?

Wird unentgeltliche Verpflegung gewährt oder sind die Kosten für Verpflegung bereits in den erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs- oder Nebenkosten enthalten, werden vom zustehenden Tagegeld für

• das Frühstück: 5,60 Euro (20 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag),
• das Mittagessen: 11,20 Euro (40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag) und für
• das Abendessen: 11,20 Euro (40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag)

einbehalten. Wenn alle Mahlzeiten des Tages (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, wird somit kein Tagegeld gezahlt.

Wann und in welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Übernachtungsgeld?

Übernachtungsgeld wird für notwendige Übernachtungen gewährt. Die Gewährung ist ausgeschlossen, wenn während der Nacht Dienst geleistet, ein Beförderungsmittel genutzt wurde oder eine amtlich unentgeltliche Unterkunft bereitgestanden hat.

Für notwendige Übernachtungen werden folgende Höchstbeträge (ohne Frühstück) anerkannt:

• ohne Nachweis pauschal 20 Euro,
• mit Nachweis bis zu 70 Euro (keine Begründung der Notwendigkeit nötig).
• über 70 Euro nur mit Nachweis und Begründung der Notwendigkeit (andernfalls werden lediglich 70 Euro als notwendig anerkannt)

Sofern die tatsächlichen Ausgaben die ortsbezogene Höchstgrenze überschreiten, ist die Unvermeidbarkeit des Mehrbedarfes vor Reiseantritt gegenüber dem Zuwendungsgeber darzulegen und nachzuweisen. Unvermeidbar sind zum Beispiel erhöhte Übernachtungsausgaben dann, wenn kein anderes zumutbares preiswerteres Hotel buchbar gewesen ist oder zur Erledigung des Dienstgeschäftes zwingend ein bestimmtes Hotel zu nutzen ist (Tagungshotel).

Abgerechnete Übernachtungsausgaben werden vom Zuwendungsgeber anerkannt, wenn ein Betrag von 70 Euro ohne Frühstück (75,60 Euro mit Frühstück) je Übernachtung nicht überschritten wird.

Welche Pauschalen werden für die Nutzung eines privaten Kfz anerkannt?

Bei Benutzung eines PKW oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs wird eine Wegstreckenentschädigung (WE) von 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt, grundsätzlich jedoch nur bis zu einem Höchstbetrag von 150 Euro. In Ausnahmefällen kann von 30 Cent je Kilometer anerkannt werden, wenn an der Nutzung des PKW ein erhebliches Interesse besteht. Das erhebliche Interesse ist zu begründen und vorab mit dem Umweltbundesamt (⁠UBA⁠) abzustimmen. Über die Anerkennung entscheidet der Zuwendungsgeber.

Parkgebühren können mit einem Höchstbetrag von bis zu 10 Euro abgerechnet werden.

Welche Kosten für die Nutzung von ÖPNV sind anerkennungsfähig?

Kosten, die für Fahrten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln entstanden sind, werden in Höhe der zweite Klasse erstattet. Die Fahrtkosten der erste Klasse können erstattet werden für Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden Dauer beziehungsweise, wenn besondere Gründe dies im Einzelfall oder allgemein erfordern. Dies ist ausführlich zu begründen und vorab mit dem ⁠UBA⁠ abzustimmen. Über die Anerkennung entscheidet der Zuwendungsgeber.
Eine mindestens zweistündige Fahrzeit liegt vor, wenn bei Bahnfahrten für die einfache Strecke der Zeitraum von der planmäßigen Abfahrt bis zur planmäßigen Ankunft einschließlich Umsteigezeiten zwei Stunden beträgt. Fahrzeiten für Zu- und Abgänge am Wohn-, Dienst- oder Geschäftsort mit Bus, Straßen-, U- und S-Bahn bleiben unberücksichtigt.

Welche Kosten werden für die Nutzung von Flügen anerkannt?

Wurde aus besonderen oder wirtschaftlichen Gründen ein Flugzeug genutzt, werden die Kosten der Touristen- oder Economy-Klasse erstattet. Soweit zumutbar, sind Spartarife zu nutzen. Kosten einer höheren Klasse können erstattet werden, wenn besondere Gründe dies im Einzelfall oder allgemein erfordern. Dies ist ausführlich zu begründen und vorab mit dem ⁠UBA⁠ abzustimmen. Über die Anerkennung entscheidet der Zuwendungsgeber.

Werden die Kosten für die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis anerkannt?

Wurde aus triftigem Grund ein Mietwagen oder ein Taxi benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten anerkannt. Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen vor, wenn zur Erledigung des Geschäftes regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können und ein anderes Kraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht.

Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn

• im Einzelfall dringende dienstliche oder persönliche Gründe (zum Beispiel Gesundheitszustand) vorliegen,
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren oder
• Fahrten zwischen 22 und sechs Uhr das Benutzen eines Taxis für Zu- und Abgang sowie Fahrten am Geschäftsort notwendig machen.

Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe.

Welche Kosten werden anerkannt, wenn Reisen im Rahmen des geförderten Projektes mit einer privaten Reise verbunden wurden, um zum Beispiel günstigere Flugtarife (sogenannte Spartarif-Flüge) zu erhalten?

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre.

In welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Tagegeld im Ausland?

Die Auslandstagegelder sind der Anlage zu ARVVwV zu entnehmen.

In welcher Höhe besteht ein Anspruch auf Übernachtungsgeld im Ausland?

Die Auslandsübernachtungsgelder sind der Anlage zu ARVVwV zu entnehmen.

Ist die Anschaffung für die BahnCard zuwendungsfähig?

Die Anschaffung einer BahnCard 25/50/100 oder von Zeitkarten für öffentliche Verkehrsmittel ist zuwendungsfähig, wenn die Anschaffung wirtschaftlich sinnvoll ist und die BahnCard 25/50 sich vollständig während der Projektlaufzeit beziehungsweise innerhalb eines Jahres gemäß der BahnCard-Gültigkeit amortisiert; eine anteilige Erstattung kommt für die BahnCard 100 in Betracht. Die Amortisationsberechnung ist nachzuweisen. Die Wirtschaftlichkeit bezieht sich auf Dienstreisen, die im Rahmen der Projektumsetzung notwendig sind; dies ist nachzuweisen. Zuwendungsfähig sind die Ausgaben, die im Bewilligungszeitraum anfallen.