Regelungen zu Auftragsvergaben einschließlich Honorare | Umweltbundesamt

Auftragsvergaben

Die Betrachtung der Auftragsvergaben einschließlich Honorarleistungen bezieht sich nicht auf einen Auftrag, sondern auf die Vergabe aller Leistungen an einen und denselben Auftragnehmer über die gesamte Projektlaufzeit.

Beispiel: Druckauftrag 1 für 300 Euro, Druckauftrag 2 für 800 Euro (beides an denselben Auftragnehmer). Da die Gesamtleistung über 1.000 Euro bzw. 15.000 Euro (gilt nur für 2025, siehe unten) liegt, bedarf es einer Vergabeentscheidung.

Vergabeverfahren

Bei einer Gesamtzuwendung unter 100.000 Euro hat sich der Zuwendungsempfänger wirtschaftlich und sparsam zu verhalten (Nummer 1.1 ANBest-P). Daher sind mindestens drei fachkundige und leistungsfähige Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Das Verfahren und die Ergebnisse sind zu dokumentieren (zur Dokumentationsplicht sind die unteren Informationen zu beachten).

Sofern der Gesamtbetrag der Zuwendung mehr als 100.000 Euro beträgt, gilt in Ergänzung für die Nummern 3.1 und 3.2 ANBest-P Folgendes:

Aufträge bis zu einem Höchstwert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) können in Anwendung des Paragrafen acht Absatz vier Nummer 17 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) im Wege der Verhandlungsvergabe auch ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.

Es sind grundsätzlich mindestens drei geeignete Unternehmen schriftlich zur Angebotsabgabe aufzufordern. Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Bei fehlender Marktkenntnis soll keine Verhandlungsvergabe, sondern eine Öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb als Regelverfahren erfolgen.

Bei Vergaben von Aufträgen über 25.000,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) bis zum EU-Schwellenwert gilt die § 8 UVgO. Entsprechend § 8 Abs. 2 UVgO können Auftraggeber frei zwischen öffentlicher Ausschreibung und beschränkter Ausschreibung wählen. Letzteres jedoch i.d.R. mit Teilnahmewettbewerb. Eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist gem. § 11 UVgO möglich, wenn grundsätzlich mind. drei geeignete Unternehmen schriftlich zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Zudem dürfen keine Ausschlussgründe bei den Unternehmen vorliegen. Es soll zwischen den Unternehmen gewechselt werden, sodass der Auftragnehmer nicht zuletzt bereits für einen ähnlichen Auftrag den Zuschlag erhalten haben sollte.

Nach Paragraf 14 UVgO können Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens beschafft werden (Direktauftrag). Der Auftraggeber soll bei Direktaufträgen regelmäßig zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln, um keines zu bevorzugen.
Die Recherche eines geeigneten Anbieters ist zu dokumentieren.

Im Zeitraum vom 01.01.2025 bis einschließlich 31.12.2025 gilt:
Nach § 14 UVgO können Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 15.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens beschafft werden (Direktauftrag). Der Auftraggeber soll bei Direktaufträgen regelmäßig zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln, um keines zu bevorzugen.
Die Recherche eines geeigneten Anbieters ist zu dokumentieren.

Dokumentationspflicht und -bereitstellung

Die Dokumentation der durch den Zuwendungsempfänger durchgeführten Vergabeverfahren muss sich mindestens auf folgende Punkte beziehen:

• die Gründe für die Anwendung der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder der Verhandlungsvergabe, falls der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) überschreitet,
• die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
• die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung,
• den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebotes.

Die Dokumentation der vergaberechtlichen Entscheidungen sind dem Verwendungsnachweis beizufügen und uns auf elektronischem Weg zu übermitteln.
Die Einhaltung der Vergabevorschriften ist auch dann und unabhängig davon zu beachten, sofern mit dem Antrag bereits potenzielle Bieter/Auftragnehmer benannt worden sind. Eventuelle Ausnahmen hiervon sind im Zuwendungsbescheid geregelt.

Auf der Internetseite der Verbändeförderung ist ein Mustervergabevermerk zu finden. Dieser kann gerne genutzt und auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Honorare

Für den Abschluss von Honorarverträgen gelten die Regelungen zur Vergabe von Aufträgen und die Anwendung des Grundsatzes der Vergabe im Wettbewerb. Dabei ist jedoch zu beachten, dass grundsätzlich keine Honorare ständig Bediensteten des Antragstellenden zuwendungsfähig sind.