Umweltbundesamt
Diese Regelungen enthalten zusätzlich zu den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) weitere verpflichtende Regelungen zu Auftragsvergaben einschließlich Honorare (Position 0835 im Finanzierungsplan) und sind Bestandteil des Zuwendungsbescheides, Stand 02.2025.
Die Betrachtung der Auftragsvergaben einschließlich Honorarleistungen bezieht sich nicht auf einen Auftrag, sondern auf die Vergabe aller Leistungen an einen und denselben Auftragnehmer über die gesamte Projektlaufzeit
Beispiel: Druckauftrag 1 = 300 Euro, Druckauftrag 2 = 800 Euro (beides an denselben Auftragnehmer) = Gesamtleistung
Bei einer Gesamtzuwendung unter 100.000 Euro hat sich der Zuwendungsempfänger wirtschaftlich und sparsam zu verhalten (Vergleich Nummer 1.1 der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung, kurz ANBest-P). Daher sind ohne Durchführung eines formalen Vergabeverfahrens für alle Aufträge unabhängig der Höhe des Auftragswertes mindestens drei formfreie Angebote zu vergleichen (Marktrecherche), um die Auswahl plausibel zu begründen.
Der Auftraggeber soll regelmäßig zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln, um keines zu bevorzugen. Die Ergebnisse sind zu dokumentieren (zur Dokumentationsplicht siehe unten).
Sofern der Gesamtbetrag der Zuwendung mehr als 100.000 Euro beträgt, gilt in Ergänzung für die Nummern 3.1 und 3.2 ANBest-P Folgendes:
Vergaben von Aufträgen über 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) bis zum EU-Schwellenwert sind gemäß Paragrafen (gem. §) acht der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) umzusetzen. Gemäß § acht, Absatz zwei UVgO können Auftraggeber frei zwischen öffentlicher Ausschreibung und beschränkter Ausschreibung wählen. Letzteres jedoch in der Regel mit Teilnahmewettbewerb. Eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist gemäß § elf UVgO möglich, wenn grundsätzlich mindestens drei geeignete Unternehmen schriftlich zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Zudem dürfen keine Ausschlussgründe gem. § 123 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bei den Unternehmen vorliegen. Es soll zwischen den Unternehmen gewechselt werden, sodass der Auftragnehmer nicht zuletzt bereits für einen ähnlichen Auftrag den Zuschlag erhalten haben sollte. Die Vergabeentscheidung ist zu dokumentieren (zur Dokumentationsplicht siehe unten).
Aufträge bis zu einem Höchstwert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) können in Anwendung des § acht, Absatz 4, Nummer 17 UVgO im Wege der Verhandlungsvergabe auch ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.
Es sind grundsätzlich mindestens drei geeignete Unternehmen schriftlich zur Angebotsabgabe aufzufordern. Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Bei fehlender Marktkenntnis soll keine Verhandlungsvergabe, sondern eine Öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb als Regelverfahren erfolgen. Die Vergabeentscheidung ist zu dokumentieren (zur Dokumentationsplicht siehe unten).
Bis 31.12.2024 und ab 01.01.2026 gilt, dass gemäß § 14 UVgO Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne Durchführung eines formalen Vergabeverfahrens beschafft werden können. Es ist darauf zu achten, dass Marktrecherchen erfolgen und Preisvergleiche durchgeführt werden und, soweit vorhanden, mindestens drei formfreie Angebote verglichen werden, um die Auswahl plausibel zu begründen. Der Auftraggeber soll bei Direktaufträgen regelmäßig zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln, um keines zu bevorzugen. Die Recherche ist zu dokumentieren (zur Dokumentationsplicht siehe unten).
Ab 01.01.2025 bis vorerst 31.12.2025 gilt, abweichend von § 14 der UVgO, dass Aufträge bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 15.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines formalen Vergabeverfahrens vergeben werden können. Es ist darauf zu achten, dass Marktrecherchen erfolgen und Preisvergleiche durchgeführt werden und, soweit vorhanden, mindestens drei formfreie Angebote verglichen werden, um die Auswahl plausibel zu begründen. Der Auftraggeber soll bei Direktaufträgen regelmäßig zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln, um keines zu bevorzugen. Die Recherche ist zu dokumentieren (zur Dokumentationsplicht siehe unten).
Die Dokumentation der durch den Zuwendungsempfänger durchgeführten Vergabeverfahren/ Marktrecherchen muss sich mindestens auf folgende Punkte beziehen:
Die Auswahl sollte in der Regel auf das kostengünstigste Angebot fallen. In begründeten Fällen kann davon abgewichen werden und eine kostenintensivere Leistung beauftragt werden. Ein Grund könnte z.B. eine spezielle fachliche Eignung des Anbieters sein, die ein besseres Ergebnis gegenüber dem günstigsten Angebot erwarten lässt.
Im Ausnahmefall kann es zudem vorkommen, dass es für den konkreten Bedarf keine vergleichbaren Leistungserbringer gibt. In diesem Fall ist zu dokumentieren, worin inhaltlich, zeitlich und/oder örtlich das Alleinstellungsmerkmal des Anbieters begründet ist. Die Einhaltung der Vergabevorschriften ist auch dann und unabhängig davon zu beachten, sofern mit dem Antrag bereits potenzielle Bieter und Auftragnehmer benannt worden sind. Zur Bewilligung bereits bekannte Ausnahmen werden im Zuwendungsbescheid geregelt.
Die Dokumentation ist mit der Rechnung und den Angeboten sowie Recherchen vom Zuwendungsempfänger zu verakten und dem Verwendungsnachweis beizufügen und dem Zuwendungsgeber auf elektronischem Weg zu übermitteln. Für die Dokumentation kann der UBA-Mustervergabevermerk genutzt werden, den Sie auf der Internetseite der Verbändeförderung finden. Dieser kann auf eigene Bedürfnisse angepasst werden.
Für den Abschluss von Honorarverträgen gelten die Regelungen zur Vergabe von Aufträgen und die Anwendung des Grundsatzes der Vergabe im Wettbewerb. Dabei ist jedoch zu beachten, dass grundsätzlich keine Honorare von ständig Bediensteten des Antragstellenden zuwendungsfähig sind.
Honorare an Vorstandsmitglieder der das Projekt durchführenden Organisation (Zuwendungs-empfänger oder bei einer Weiterleitung der Zuwendung auch der Kooperationspartner) sind begründet möglich, wenn diese nicht als Angestellte geführt werden und nur wenn der Zuwendungsgebende der geplanten Vereinbarung zugestimmt hat. Voraussetzung dafür ist die vorherige Beantragung beim Zuwendungsgebenden. Über den Antrag entscheidet der Zuwendungsgebende mit schriftlichem Bescheid. Wird darin ein Alleinstellungsmerkmal festgestellt, entfällt die Pflicht zur Auftragsvergabe. Ein Alleinstellungsmerkmal liegt dann vor, wenn nachgewiesen wurde, dass nur die benannte Person die Aufgabe fachgerecht erledigen kann. Der Nachweis erfolgt durch eine inhaltliche Begründung und eine vereinfachte Marktrecherche.
Die Beauftragung (also jede Honorarvereinbarung oder jeder Honorarvertrag) muss zusätzlich von einer weiteren zeichnungsberechtigten Person oder mindestens von einem weiteren Vertreter der Organisation gezeichnet werden. Die alleinige Unterschrift des Vorstandsmitgliedes, das gleichzeitig Honorarempfangender ist, ist nicht zulässig.
„Für Mensch und Umwelt“ ist der Leitspruch des UBA und bringt auf den Punkt, wofür wir da sind. In diesem Video geben wir Einblick in unsere Arbeit.
