Merkblatt Weiterleitung von Zuwendungen an Kooperationspartner | Umweltbundesamt

Bei Weiterleitung einer Zuwendung bleibt der Zuwendungsempfänger als Erstempfänger für die gesamte Koordination, Verwaltung, Durchführung und die Zielerreichung der Maßnahme(n) verantwortlich. Insbesondere haftet er für die zweckentsprechende Mittelverwendung, die Einhaltung der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) und der im Bescheid und dessen Anlagen zusätzlich formulierten Auflagen sowie für eine ordnungsgemäße Nachweisführung der Kooperationspartner.

Gegebenenfalls zu erstattende Fördermittel können vom Umweltbundesamt (⁠UBA⁠) beim Zuwendungsempfänger eingezogen werden, unabhängig davon, bei welchem Kooperationspartner die Ursache dafür liegt.

Erfassung

Der Kooperationspartner wird, soweit eine Weiterleitung der Fördergelder geplant ist, im easy Online Antrag unter „Z00 Kooperationspartner“ mit der Rolle eins erfasst. Die Weiterleitungssumme der Kooperation wird pro Kooperationspartner in der Budgetposition F0835 (Vergabe von Aufträgen) in einer Zeile ausgewiesen. Für die Kooperation wird pro Kooperationspartner ein rechtsverbindlich gezeichneter Letter of Intent (LOI) und ein für das UBA prüfbarer Gesamtfinanzierungsplan, in gleicher Weise aufgebaut wie der Gesamtfinanzierungsplan des Zuwendungsempfängers, als Anlage zum Antrag eingereicht.

Unverbindlicher Praxistipp:

Der Kooperationspartner kann einen easy-Online Antrag ausfüllen, diesen jedoch nicht absenden. Diesen druckt er als Entwurf aus und unterzeichnet ihn rechtsverbindlich. Sie können diesen ausgefüllten und gezeichneten Antrag im Entwurf (er ersetzt, wenn vollständig ausgefüllt, den Letter of Intent, den Finanzierungsplan sowie den Arbeitsplan) als Anlage Ihrem easy-Online Antrag hinzufügen. Den Antrag des Kooperationspartners und den Bescheid des UBA können Sie als Anlage zum Kooperationsvertrag nehmen, den sie verbindlich schließen müssen. Er beinhaltet bereits sehr viele erforderliche Daten des Kooperationsvertrages. Anhand des easy-Online Antrages des Kooperationspartners können Sie zum Projektabschluss ebenfalls die erforderliche Prüfung vornehmen.

Voraussetzungen

Zuwendungsempfänger dürfen Zuwendungen nur zur Projektförderung an Kooperationspartner weiterleiten, wenn dies der Erfüllung des Zuwendungszweckes dient.

Zuwendungen dürfen nur an solche Kooperationspartner weitergeleitet werden, bei denen eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichert erscheint und die in der Lage sind, die Verwendung der Mittel bestimmungsgemäß nachzuweisen.

Die Maßnahme darf bei den Kooperationspartnern noch nicht begonnen worden sein.

Es ist zulässig, die Zuwendung an mehrere Kooperationspartner weiterzuleiten.

Formen der Weiterleitung

Ist der Zuwendungsempfänger eine juristische Person des privaten Rechts darf er die Zuwendung ausschließlich in privatrechtlicher Form auf Grundlage eines privatrechtlichen Kooperationsvertrages (Weiterleitungsvertrages) weiterleiten.

Die für den Zuwendungsempfänger geltenden Bestimmungen des Zuwendungsbescheides inklusive aller Anlagen und Nebenbestimmungen sind dem Kooperationspartner durch den Kooperationsvertrag aufzuerlegen.

Kooperationsvertrag (privatrechtlicher Weiterleitungsvertrag)

Es ist ein Kooperationsvertrag abzuschließen, der mindestens nachfolgende Punkte regeln muss:

1. Rolle der Kooperationspartner (Koordinator, Partner)
2. Zuwendungszweck (Projekttitel, kurze Beschreibung)
3. Finanzierungsform (Die Finanzierung erfolgt als nicht rückzahlbare Zuwendung.)
4. Finanzierungsart (Fehlbedarfsfinanzierung/Anteilfinanzierung)
5. Laufzeit
6. Arbeitsplan
7. Finanzierungsplan des Kooperationspartners: Ausgaben, Eigenmittel und beantragtes Fördervolumen
8. Nutzungsrechte der Projektergebnisse
9. Einhaltung der ANBest-P und weiterer aus dem Bescheid folgenden Regelungen
10. Festlegung des Zeitpunktes, bis zu dem der Kooperationspartner den Zwischen- und Verwendungsnachweis beim Zuwendungsempfänger vorzulegen hat
11. Abwicklung der Maßnahme und die Prüfung der Verwendung der Zuwendung.
12. Rücktritt vom Vertrag aus wichtigem Grund. Ein solcher ist insbesondere gegeben, wenn
    • die Voraussetzungen für den Vertragsabschluss nachträglich entfallen sind
    • der Abschluss des Vertrages durch Angaben des Kooperationspartners zustande gekommen ist, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren
    • der Kooperationspartner bestimmten - im Vertrag im Einzelnen zu nennenden - Verpflichtungen nicht nachkommt
    • die Fördermittel zweckwidrig verwendet werden.
13. Anerkennung der Gründe für einen Rücktritt vom Vertrag, der Rückzahlungsverpflichtungen und der sonstigen Rückzahlungsregelungen durch den oder die Kooperationspartner
14. Verzinsung von Erstattungsansprüchen

Zahlungsanforderung

Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet im Rahmen einer Zahlungsanforderung des Kooperationspartners vor Auszahlung an diesen Kooperationspartner folgendes zu prüfen und formfrei zu dokumentieren:

1. Rechnungs- und Zahlungsbelege (Belegprüfung)
2. die Vergaben von Aufträgen an Dritte mit Vermerk zur Vergabeentscheidung

Die Regelungen und Merkblätter auf der Internetseite der Verbändeförderung sind zu beachten.

zu 1. Belegprüfung

Der Zuwendungsempfänger ist verpflichtet, 100 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben des Kooperationspartners anhand von Rechnungs- und Zahlungsbelegen beziehungsweise gleichwertigen Buchungsbelegen des Kooperationspartners zu prüfen.

Datenerfassung in der Belegliste

Der Zuwendungsempfänger erfasst in seiner Belegliste, die er beim UBA einreicht, seine an den Kooperationspartner vorgenommenen Auszahlungen in der Budgetposition F0835, die somit als geprüfte Ausgaben gelten.

Als Bezahldatum (Geldabfluss vom Konto) ist das Datum der Auszahlung des Zuwendungsempfängers an den Kooperationsempfänger einzutragen.

zu 2. Vergabeprüfung

Jede Vergabe des Kooperationspartners ist vom Zuwendungsempfänger zu prüfen. Das Ergebnis ist pro Vergabe in einem separaten formfreien Prüfbogen zu dokumentieren. Gerne kann unser Mustervergabevermerk von der Internetseite der Verbändeförderung genutzt und bei Bedarf erweitert werden.

Sollte die Prüfung Beanstandungen ergeben, sind diese vor Auszahlung an den Letztempfänger auszuräumen, gegebenenfalls ergänzende Unterlagen anzufordern und in die Prüfung zu integrieren. Der Prozess ist formfrei zu dokumentieren und in der Projektakte des Zuwendungsempfängers abzulegen.

Die Regelungen und Merkblätter auf der Internetseite der Verbändeförderung sind zu beachten.

Zwischen- und Verwendungsnachweis

Das Verfahren zur Prüfung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen ist in der Paragraf 44 Bundeshaushaltsordnung (BHO) allgemein und in der ANBest-P konkret geregelt. Die dort festgelegten Verfahrensschritte sind vom Zuwendungsempfänger bei dessen Zwischen- und Verwendungsnachweisprüfung des Kooperationspartners zu beachten.

Der Zuwendungsempfänger muss die für ihn geltenden Verpflichtungen zur Zwischen- und Verwendungsnachweisprüfung, auch seinen Kooperationspartnern auferlegen und fristgerecht einfordern.

Der Zuwendungsempfänger legt seine formfreie Prüfdokumentation einschließlich einer Prüfentscheidung in seiner Projektakte ab. Die Prüfvorgaben zur Belegprüfung und zu den Beschaffungen gelten in der Verwendungsnachweisprüfung gleichlautend wie bei der Zahlungsanforderung.

Dem UBA ist zur Zwischen- und Verwendungsnachweisprüfung ausschließlich die Erklärung zur Kooperation vorzulegen.

Unverbindlicher Praxistipp:

Für die schriftliche Dokumentation der Prüfungen des Kooperationspartners (Bsp.: Einreichung und Prüfung der Zahlungsanforderung, Zwischen- und Verwendungsnachweisprüfung, Vergabevermerk o.ä.) gibt es keine Vorgaben oder Vorlagen. Die Prüfdokumentation sollte in ähnlicher Weise erfolgen, wie Ihre Prüfung durch das UBA.

Zusammenfassung

Es ist nach Bewilligung des Projektes ein Kooperationsvertrag zu schließen. Die für den Zuwendungsempfänger geltenden Bestimmungen des Zuwendungsbescheides inklusive aller Anlagen und Nebenbestimmungen sind dem Kooperationspartner durch den Kooperationsvertrag aufzuerlegen.

Prüfvermerke, Zahlungsanforderungen, Beleglisten Rechnungs-, Zahlungsbelege und die Vergabeunterlagen des Kooperationspartners sind beim Zuwendungsempfänger zu verakten und nur nach Aufforderung des UBA einzureichen.

Dem UBA ist zur Zwischen- und Verwendungsnachweisprüfung ausschließlich die Erklärung zur Kooperation vorzulegen.